面接対策シリーズ:電話面接ガイドライン

05/12/2020

お役立ちコラム求職者様向け

お仕事探しをする上で、電話面接の準備をしておく事はとても大切です。募集をしているポジションに適した候補者なのか、またはどのくらい候補者が興味を持っているのかを判断する為、そして業務の内容を説明する為に、電話インタビューで採用プロセスをスタートする企業も数多く見られます。予め電話インタビューの日時を設定する企業がほとんどですが、中には突然の電話でインタビューが行われる場合もありますので、電話に出る事が出来なかった際のボイスメールメッセージを、日ごろからプロフェッショナルにしておくことも大切ですね。

なぜ企業は電話面接をするのか?

企業にとって面接の設定や実施は、時間とそれに伴うコスト要します。メインとなる面接の前にまずは電話面接を行うことで、時間を無駄せずに候補者を絞り込む事が可能になります。最近ではコロナウィルスの影響で、ビデオ面接の前に一度電話面接をする企業も増えてきました。

電話面接を成功させる為には?

電話面接の前にそのコツやテクニックを知る事で、事前準備をする事ができ、安心して面接に臨む事ができます。まず、電話面接の際にも、普通の面接と同様に準備をしましょう。

ご自分の長所と短所をまとめたリスト、電話面接で良く聞かれる質問への回答リスト、そして面接官に聞きたい質問リストを準備しましょう。

電話面接実施のお知らせが予めある際は、Job Description と会社についてリサーチをし、どのような仕事内容でどんな会社なのかを知っておく事がとても大切です。

そして、Job Descriptionに記載されている内容と、自分のスキルや経験でマッチする物を知っておく事で、自分がなぜポジションにふさわしい候補者であるかを伝えやすくなります。また、自分の履歴書(レジュメ)を見直し、いつどの会社でどのような仕事をしていたかを電話面接前に今一度確認しましょう。

こうすることで、より自信を持って電話面接に挑む事が出来ます。面接の際は、自分の履歴書と応募したポジションのJob Descriptionのコピーを目の前に準備する事も、焦らず質問に答える事が出来るのでおすすめです。

電話面接の練習

電話で効果的に話をする事は、考えているよりも簡単ではない事が良くあります。通常の面接同様、しっかり練習をしましょう。インタビューで良く聞かれる質問に答えるリハーサルができるだけではなく、自分の話し方や癖に気づく良い機会にもなります。

練習をする際は、友人や家族に模擬インタビューをしてもらい、それを録音し確認してみましょう。自分が電話でどのように話しているのかを客観的に聞くことが出来ます。録音した自分の会話を聞くことで、”その….”  “あの….” “えっと…”などの口癖にも気付く事ができ、回答内容や、話し方の改善ポイントをしっかり確認しましょう。

電話面接の用意

電話面接を行う前に、日時、面接官が誰になるのか、電話は自分からかけるのか、又は面接官から電話が来るのかをしっかりと確認をしましょう。万が一、電話が来なかった場合、あるいは何か非常事態が起きて電話に出られなかった場合は、パニックを起こさずまずはメールや電話で連絡をし、必要な場合はリスケジュールをしましょう。

電話面接エチケット

面接官にベストな印象を与えるために、下記のガイドラインを復習しましょう。

  1. 面接にふさわしい環境を作り、名前を名乗る

事前に家族やルームメイトに、自分宛に面接の電話が来るという事を伝えておきます。そして電話に出る際は、面接官が正しい人に電話をしているという事を伝えるために、自分の名前をはっきり伝えましょう。

  1. 面接官の話すことをよく聞く

面接官が質問を伝え終わるまで、良く聞いて待ちましょう。面接官が話している間に、伝えたい事を思いついた場合は、話を遮らずまずはメモを取ります。面接官が話し終わり、自分が話す番が来た際に自分の話を伝えましょう。

  1. 質問に丁寧に答える

慌てずにしっかりと考えて回答をすることはとても大切ですが、無言の時間を長く開けすぎないよう気を付けましょう。少し考える時間が必要な際は「考える時間を頂けますか?」と了解を得るとスマートです。もし、質問が聞こえずらかった場合は「お電話が遠いようですので、もう一度お願い出来ますか?」と繰り返してもらえるようお願いしましょう。質問内容を理解出来たか不安な場合は「〇〇という意味でよろしいですか?」と確認をします。想像で適当に答える事は、内容が理解出来ないと判断されてしまうので避けましょう。

電話面接のTIP

下記のTIPで電話面接を成功させましょう!

  1. チェックリストを作る

求人にマッチする自分のスキルや経験をリストにし、電話面接の間にパッと確認が出来るようにしましょう。

  1. 自分のレジュメを用意する

自分のレジュメや経歴について質問された際に回答しやすいように、自分のレジュメをいつでも見られるように準備しておきましょう。

  1. メモを取る準備

電話面接の間にメモが取れるように、ノートとペンを予め用意しておきましょう。

  1. 電話をチェック

電話中に他の電話がかかってきてインタビューを中断をされないように、電話をサイレントモードにし、不必要なアラームなどがセットされていないか確認しましょう。

  1. 環境を整える

ペットや子供達がいない場所を選び、テレビなど雑音になる物を消してドアを閉めます。集中できるスペースを整えて、電話面接に挑みましょう。

  1. 電波環境の確認

電話面接が途中で途切れたりしないよう、電話の繋がり環境を確認しましょう。

  1. リスケジュールが必要な場合

どうしても面接日時の都合が悪い場合は、日時の変更が可能か聞いてみましょう。一度決定した面接の予定を変更する事は、仕事にコミットメントが無いという印象を与えてしまう可能性もありますので、余程の緊急事態以外は避けたいですね。

電話インタビューですべき事すべきで無い事

  • DO: 英語の場合、 名前で呼ぶように言われた時以外は 、 やMs. を使って相手の苗字を呼びましょう。
  • DON’T: タバコを吸ったり、ガムを噛んだり、不要な飲食をしながらの電話面接は避けましょう
  • DO: 水などの飲み物を用意する事はOK。面接が長引いてのどが渇いた際、不意に咳が出てしまった時に、さっと飲める物を用意しておく事はお勧めです。
  • DO: 笑顔で。電話面接では表情が見えませんが、笑顔で話すことで声のトーンも変わり、より良いポジティブな印象を相手に伝えることができます。
  • DO: 集中、しっかり聞く、はっきりと話す。電話で相手の話すことを聞き取る事は、直接顔を見ながら話すより難しい場合があります。ですので、しっかり集中して、面接官の話を理解しする事がとても大切です。理解が曖昧な場合は、面接官に確認をしましょう。そしてゆっくりとはっきり、相手に伝わるように話しましょう
  • DON’T: 面接官の話を遮る事は失礼です。
  • DO: 必要な時間はかける事。慌てて質問に答える必要はありません。しっかり考えて、明確な回答することが大切です。
  • DO: ノートをとる事。インタビューで話した内容を全て覚えるのは難しいので、ノートをとるようにしましょう。
  • DO: 回答は短くまとめましょう。聞かれた質問に集中して、その質問に的確に答える事はとても大切です。
  • DO: 面接官への質問を準備をしておきましょう。予めまとめておく事で、面接官に何か質問がないかと聞かれた際に、スムーズに質問をする事ができます。
  • DO: 次の面接につなげることが目的。ということを覚えておきましょう。電話面接後はお礼をしっかり伝えて、実際にお会いできる機会を望んでいる事を伝えるのも良いでしょう。

電話面接の

電話面接の終わりに面接官にお礼の気持ちを伝えましょう。もし、面接官のメールアドレスを知っている場合は、インタビュー直後にお礼と自分がこのポジションに興味を持っているという事を伝えるのも良いでしょう。弊社の様なエージェンシーを通しての面接の際は、担当リクルーターにお伝えください。

電話インタビューを終えた後は、どんな質問をされどのように答えたかをメモし、次回のインタビューで聞きたい事などがあればメモを取っておくことで、次のインタビューが設定された際にとても良い資料になります。

 

以上が電話面接ガイドラインになります。無料コンサルテーションでは、面接の練習なども承っておりますので、ぜひお気軽にお申し込みくださいませ。


無料コンサルテーションお申し込みはコチラから

Pasona N A, Inc.
pasona.info@pasona.com

リンクをコピー